Vipengele Muhimu vya Barua ya Oyo
Kichwa cha Barua: Jumuisha jina la taasisi, anuani, na tarehe ya kuandika barua.
Salamu: Tumia salamu rasmi kama “Ndugu” au “Mheshimiwa”.
Utambulisho: Eleza madhumuni ya barua, kwa mfano, “Ninakuandikia barua hii kukujulisha kuhusu makosa yako kazini.”
Maelezo ya Kosa: Toa maelezo ya kina kuhusu kosa lililotendwa na mtumishi.
Maelekezo na Onyo: Eleza hatua zinazotakiwa kuchukuliwa na mtumishi ili kurekebisha hali, na toa onyo kuhusu matokeo ya kutokurekebisha.
Hitimisho: Hitimisha kwa kutoa shukrani na maelekezo yoyote ya ziada.
Sahihi: Jina na sahihi ya mwajiri au msimamizi anayetoa onyo.
Mfano wa Barua
| Sehemu ya Barua | Maelezo |
|---|---|
| Kichwa | Ofisi ya Rais – Utumishi wa Umma, S.L.P. 123, Dodoma |
| Tarehe | 22 Agosti 2024 |
| Salamu | Mheshimiwa John Doe, |
| Utambulisho | Ninakuandikia barua hii kukujulisha kuhusu makosa yako ya mara kwa mara ya kuchelewa kazini. |
| Maelezo | Tumegundua kuwa umekuwa ukichelewa kufika kazini kwa zaidi ya mara tano katika mwezi uliopita bila kutoa taarifa. |
| Maelekezo na Onyo | Unatakiwa kuhakikisha unafika kazini kwa wakati kuanzia sasa. Iwapo hali hii itaendelea, hatua zaidi za kinidhamu zitachukuliwa dhidi yako. |
| Hitimisho | Asante kwa kuelewa na kwa ushirikiano wako katika kuboresha utendaji wako. Tafadhali wasiliana nami kwa maelezo zaidi. |
| Sahihi | Maria Mwema, Afisa Utumishi |
Vidokezo vya Kuandika Barua ya Oyo
Uwazi na Ukweli: Hakikisha maelezo yote ni wazi na ya kweli.
Lugha Rasmi: Tumia lugha rasmi na yenye heshima.
Ufuatiliaji: Hakikisha unafuatilia utekelezaji wa maelekezo yaliyotolewa kwenye barua.
Kwa maelezo zaidi kuhusu sheria na taratibu za utumishi wa umma, unaweza kusoma hapa. Pia, kwa ufafanuzi wa kisheria kuhusu makosa na hatua za kinidhamu, tembelea hapa. Ili kuelewa zaidi kuhusu haki za mtumishi wa umma, angalia hapa.
